Här kan du ta del av hur du går tillväga för att använda Refapp via Talent Recruiter.
I Talent Recruiter startar du upp ett rekryteringsprojekt som vanligt och får in ansökningar från kandidater. För att starta digital referenstagning går du till kandidatöversikten, markerar de kandidater du vill skicka till digital referenstagning, Klicka på kommunikation och välj Begär in referenser.
Inställningar för digital referenstagning
När du klickat på Begär in referenser skickas du vidare till att ställa in Refapp inställningar för denna referenstagning för detta specifika projektet.
● Språk till kandidaten
● Hur ska vi kommunicera med kandidaten?
● Hur många referenser?
● Hur ska vi kommunicera med referenser?
● Vilken frågemall?
OBS! Det går att välja frågemallar på flera språk, men notera att du kommer att få svar på samma språk som du skickar ut förfrågan på.
● Vill vi begära in detaljer om relation mellan kandidat och referens?
Kandidat får då först ange vilken relation denne har till sin referens i samband med att vi lämnar in dennes uppgifter.
● Vill vi dölja titeln för projektet? OBS! Notera att det är samma titel som projektet har i Talent Recruiter som är Tjänstens titel. Om tjänstens titel inte är dold kommer den att vara synlig för kandidater och referenser.
När du klickar på Send skickas kandidaten och projektinformation till Refapp och en referenstagning startas upp. I kandidatöversikten i Talent Recruiter syns nu en rund symbol som visar att referenstagningen är påbörjad. Klickar vi på symbolen kan vi direkt öppna en länk till kandidaten i Refapp alt. öppna upp referensrapport när vi har fått in svar.
Har vi valt att inte göra några automatiska utskick när vi aktiverade digital referenstagning behöver vi gå in via länken för att skicka ut mail från Refapp.
Har vi däremot valt att skicka ut kommunikation till kandidater per automatik så skickas det direkt ut ett mail/och-eller sms till kandidaten och vi behöver inte gå in i Refapp.
När referenstagningen är färdigställd. Uppdateras symbolen med en mörkare lila färg och du kan nu även komma åt den färdiga referensrapporten genom att klicka på statussymbolen.
Hur ser det ut i Refapp?
När vi länkats vidare in i Refapp initierar du referenstagning genom att Begära in referenser från kandidaten alternativt Lägg till referens om du redan fått information om referenserna.
I nästa steg får du välja hur du vill kommunicera med kandidaten samt om du vill komplettera med information. Därefter väljer du alternativet Skicka för att skicka i väg mailet.
Vill du ange en text med kompletterande information till kandidat som ska vara standard för framtida utskick till kandidater väljer du alternativet Spara som förvalsinställningar.
Kandidaten får då ett mail där de får ange sina referenspersoner.
Kandidaten klickar på länken Ange dina referenser och får ange sina referenser.
Därefter uppdateras informationen i Refapp och vi ser att en referens är angiven på kandidatens profil. Har vi automatiska utskick påslaget till referenser har det nu skickats iväg ett mail redan. Alternativt väljer vi mail-ikonen under referensens namn för att skicka ut en begäran om att svara på referensfrågor.
Ett mail går ut till referensen. Referensen får då välja att svara direkt på frågor om kandidaten alternativt om den hellre vill bli uppringd så bokar de ett referenssamtal
Väljer referensen att svara på frågor direkt kommer de till Refapps frågeformulär.
Färdig referenstagning
När referenstagningen är klarmarkerad i Refapp uppdateras även statussymbolen i Talent Recruiter och symbolen blir lila.
Referensrapport
Klickar vi på statussymbolen i Talent Recruiter får vi upp alternativ att öppna upp kandidaten i Refapp eller öppna upp referensrapporten. Referensrapporten är en sammanställning av samtliga referensers svar.
Referensrapporten är tillgänglig via länk i 30 dagar och går även att dela med extern part, direkt med kund eller andra kollegor som är viktiga att de är med i referensprocessen.
Vill vi få tillgång till Referensrapporten efter de första 30 dagarna går vi in via alternativet Länk till kandidat i Refapp och hämtar rapporten från Refapp.