Projektmalllar gör det möjligt att sätta upp mallar och använda dem som utgångspunkt för nya projekt. Detta underlätta för nya användare att komma igång och säkerställer en enhetlig process.
Innehåll:
Skapa och hantera projektmallar
Att skapa och hantera projektmallar kan enbart användare med behörighet Administratör, Underkontosadministratör eller användare med Utökade rättigheter göra.
Varför ska vi använda projektmallar?
Projektmallarna kommer att underlätta för era medarbetare att starta projekt i Refapp. Med Projektmallar kan användare, med rätt behörighet, skapa struktur i hur din organisation ska jobba med referenstagningen.
I en projektmall kan du ställa in:
- Standardkommunikation till kandidat och referens - Ha fördefinierade tillägg i vad ni vill kommunicera till en kandidat eller referens. Såsom vilka referenser ni önskar samla in.
- Hur Refapp ska kommunicera med kandidat och referens - Om ni vill utgå från både mail och SMS exempelvis kan ni ställa in det.
- Antal referenser som ska efterfrågas från kandidat
- Minst antal referens som ska efterfrågas från kandidat
Exempel på projektmallar
Beroende på vad din organisation har för verksamhet så finns det ett par olika områden som är bra att ha en fördefinierad process för.
- Grundmall: En Grundmall i Refapp är rekommenderad för att skapa en enhetlig process i hur era referenstagningar ska gå till. Exempelvis i hur organisationen ska kommunicera med kandidat och krav på antal referenser. Se fler exempel ovan.
- Referenstagning till kund: Om du tillhör ett rekryteringsbolag och gör referenstagningar åt kund rekommenderas att skapa en mall för dessa typer av referenstagningar.
- Muntlig referenstagning: Om du vill underlätta processen för att använda Refapp för att boka referenssamtal och de rekommenderade inställningarna som finns för ett samtal är det bra att även ha det som en Projektmall.
Aktivera funktionen för att utgå från Projektmallar
- Gå till Företagsinställnignar
- I inställningarna under kategorin Allmänt hittar du en toggel för Skapa alltid projekt från mall.
- Aktivera toggeln och spara.
Tips inför aktivering
- Kartlägg era behov: Fundera över vilka typer av projekt som återkommer ofta, och skapa mallar för dessa.
- Involvera teamet: Bjud in medarbetare att ge feedback på vilka mallar som behövs.
- Uppdatera regelbundet: Anpassa mallarna om processer eller behov förändras.
När du har aktiverat funktionen kan det exempelvis se ut såhär för användarna när ni startar ett nytt projekt:
