Ifall ni som företag har många användare som behöver tillgång till specifika projekt i Refapp för att till exempel se referensrapporten, kan det vara tidskrävande att manuellt lägga till dem i alla projekt. Det finns då en funktion man kan slå på som kallas för "Publikt projekt".
Projekt i denna kategorin är synliga för alla användare i det underkontot, oavsett vilken behörighet användaren har. Användaren är då inte aktiv i projektet och kan inte skicka ut någon kommunikation till referenser och kandidater eller ändra några inställningar.
Uppsättning
Administratörer kan aktivera funktionen i Företagsinställningar under fliken Säkerhet. I dropdown menyn under Publika projekt finns det sedan några olika inställningar att välja medan:
- Standard av - Funktionen aktiveras, men behöver aktivt väljas i projektinställningarna.
- Standard på - Skapas det ett nytt projekt, kommer funktionen automatiskt vara påslagen.
- Alltid av - Funktionen är helt av.
- Alltid på - Alla projekten i företaget kommer automatiskt sättas som publika.
För att styra funktionen i ett projekt, gör du det i projektinställningarna under fliken Säkerhet. Där finns nu en knapp du kan trycka i för att göra projektet publikt.
I listan över projekten kommer nu publika projekt ha en symbol för att du enkelt ska kunna se vilka av projekten är publika.
Användning
Användaren ser fortfarande bara sina egna projekt i listan över sina referenstagningar, men det finns nu en knapp som heter Visa alla projekt. Om den knappen är aktiverad, så kan användaren se alla publika projekt som finns i dess underkonto samt sina egna.
Går man in på det publika projektet går det att se kandidater, referenser och referensrapport. Försöker användaren göra något annat, tex redigera kandidatens kontaktuppgifter får den detta meddelandet.
Om användaren ska hjälpa till i referenstagningen och behöver åtkomst till projektet kan den klicka på plustecknet under projektnamnet och välja en kollega att kontakta för att be om åtkomst. Kollegan kommer då få ett mail med en länk till projektet där den smidigt kan lägga till användaren i projektet.
