I den här artikeln kommer vi att guida dig genom hur du tar referenser över telefon med rollen telefonsamtalshanterare. Vill du bjuda in en kollega för rollen telefonsamtalshanterare, kan du läsa mer via länken nedan.
Vad är en telefonsamtalshanterare i Refapp?
Vad förväntas av mig som Telefonsamtalshanterare?
Du har blivit tillagd att ta referenssamtal med de referenser som hellre vill ge feedback över telefon. Om en referens önskar lämna feedback över telefon så kommer du att få minst 3 förslag på tider då referensen önskar ta samtalet. Du får denna informationen skickad till din mail. I samband med tidsförslagen får du även veta vilka frågor som har förberetts och du förväntas ställa under referenssamtalet.
Om du accepterar något av förslagen så kommer ett referenssamtal bokas in och du får en kalenderinbjudan skickad till din mail. Du kan i lugn och ro läsa och ta del av de referensfrågor som är förbereddda innan du accepterar ett referenssamtal.
Inför samtalet kommer du även att få ett påminnelsemail om att det snart är dags. I din kalenderinbjudan får du en direktlänk till vart du kan anteckna referenssvaren och ta del av frågorna inför samtalet.
Läs mer i detalj nedan om hur processen kommer att fungera.
Hur går det till när referensen vill boka ett samtal?
När en referens blir kontaktad av Refapp för att lämna feedback om en kandidat kan referensen välja att antingen svara digitalt eller föreslå tider för ett referenssamtal.
- Referensen får mölighet att föreslå minst tre tider den är tillgänglig för ett referenssamtal.
- När referenten skickar sina önskade tider du som "Telefonsamtalshanteraren" ett e-postmeddelande, där du får välja en av de föreslagna tiderna alternativt skicka tillbaka förslag till referensen.
- När en tid bekräftas skickas en kalenderinbjudan till både dig och referensen. I inbjudan får du informatio om vilket nummer du ska ringa samt en länk som leder dig till att anteckna svaren direkt i Refapp.
Bilden nedan visar exempel om hur kalenderinbjudan ser ut till referensen och Telefonsamtalhanteraren. I
Telefonsamtalshanterare har inte möjlighet att lägga till egna önskade tidpunkter för referenter att välja bland. Däremot kommer redan bokade tider att visas som otillgängliga alternativ
Behöver jag förbereda något innan samtalet äger rum?
Nej, du behöver inte förbereda något innan det är dags för samtalet. Frågorna som du och referensen ska gå igenom har förberetts av dina kollegor i rekryteringsteamet.- Du som är "Telefonsamtalshanteraren" får en påminnelse på din mail 15 minuter innan mötet. I mailet hittar du en länk som tar dig direkt till frågeformuläret.
- Öppna länken, ring referensen på det angivna telefonnumret och gå igenom frågorna i formuläret med referensen.
- När du är klar med samtalet klickar du på 'Spara'. Du kommer då att komma till en kalender och se att ditt samtal har har slutförts. Du kan klicka på tidpunkten i kalendern för att komma åt och ändra svaren.
Påminnelsen som skickas 15 min innan samtalet äger rum är förinställd. Läs mer om hur du aktiverar/inaktiverar påminnelser eller andra funktioner via Mitt Refapp, via den här länken.
Vad kan en Telefonsamtalshanterare göra i Refapp?
Kan en Telefonsamtalshanterare logga in i systemet?
- Telefonsamtalshanterare kan logga in via Refapps startsida. Ange din e-postadress, och om systemet känner igen dig kan du be om att få en "Inloggningskod via e-post".
- Efter att ha klickat på "Skicka inloggningskod via e-post" hänvisas du till din mail för att kunna logga in i Refapp. Om du inte kan använda länken i mailet kan du välje att "Ange koden manuellt".
- E-postmeddelandet ser ut som bilden nedan. Genom att klicka på knappen kommer du till Refapp i en ny flik. Du kan också ange koden från e-postmeddelandet manuellt.
Vad gör jag om jag får ett felmeddelande när jag följer länken från e-posten för att logga in?
När du får inloggnings mailet är länken och engångskoden giltig i 30 minuter innan de förfaller.
Om du får ett felmeddelande när du försöker logga in via länken i e-posten eller när du manuellt skriver in engångslösenordet, klicka på 'skicka ny inloggningskod'
Vad får en Telefonsamtalshanterare se i Refapp när de är inloggade?
Den här åtkomstnivån i systemet är avsedd för att ta emot samtal och anteckna svar. För att ge användare med denna åtkomsttyp en överblick över sina schemalagda samtal och möjligheten att hantera tiderna kommer vi gå igenom i den här delen av guiden vilken roll denna åtkomst innebär i systemet.
Förstasidan
När du loggar in på Refapp via länk eller genom att manuellt ange din engångskod, är detta förstasidan för användarrollen Telefonsamtalshanterare. Det ger användaren direkt åtkomst till kalendern, och visar bokade möten.
För att hantera tidsluckorna finns det ett par alternativ som följer beroende på typ av lucka.
Bokad: Indikerar vilken tid du och referenten har kommit överens om för telefonsamtalet. Om du behöver avböja den föreslagna tiden, klicka helt enkelt på den bokade tidsluckan och du kommer få 2 alternativ "svara själv" och "Avboka samtalet". Om du trycker på "Avboka det bokade samtalet" kommer ett fönster att dyka upp för att bekräfta att du vill avboka det bokade samtalet.
Avslutad: När du har genomfört referenssamtal kommer de att visas gröna i din kalender. Om du trycker på den slutförda tidsluckan får du möjligheten att ändra svar.
Förslag: För att hålla koll på de föreslagna tidsluckorna som du har markerat som tillgängliga för referenter att boka direkt. När en av dessa luckor väljs, kommer du att få en avisering om att ett telefonsamtal har bokats.