Hur arbetar jag med konsult- och uppdragsutvärdering i Refapp?

Steg 1: Förbered underlaget i Refapp

Innan ni lägger till konsulter och startar uppdrag behöver ni förbereda de frågeformulär och utvärderingstyper som ska användas.

1.1 Planera ert upplägg

Börja med att fundera på när ni vill samla in feedback och från vem.

Ett vanligt upplägg är:

• Onboarding – en första utvärdering efter att konsulten har startat sitt uppdrag.
• Pågående uppdrag – löpande uppföljning under längre uppdrag.
• Avslutande – en utvärdering efter att uppdraget har avslutats.

Ni kan skapa flera olika utvärderingstyper beroende på era behov. Frågeformulär och kommunikation kan anpassas för respektive utvärdering.

1.2 Skapa frågemallar

Nästa steg är att skapa de frågeformulär som ska användas vid utvärdering.

Gå till Templates → Forms och välj Create New.

När du skapar ett nytt formulär får du välja vilken typ av formulär du ska skapa. För utvärdering välj ‘Assignment Evaluation’ i drop-down listan.

Ni kan skapa separata formulär för konsult och kund om ni vill ställa olika frågor till de olika målgrupperna.

I frågemallen för utvärderingar finns en ny frågetyp i Refapp för att mäta NPS.

1.3 Skapa utvärderingstyper

När frågeformulären är på plats skapar ni era Evaluation Types.

Gå till Templates → Evaluation Types och klicka på Add.

Ge utvärderingstypen ett tydligt internt namn, exempelvis Onboarding, Löpande uppdrag eller Avslutande uppdrag.

Välj även när utvärderingstypen ska kunna användas:

• Initial – första utvärderingen
• Intermediate – utvärdering under pågående uppdrag
• Final – avslutande utvärdering

I inställningar får du välja vilket språk formuläret ska ha och om feedback ska samlas in från Consultant, Client eller Båda.

Under Consultant Communication och Client Communication går det att anpassa texten som skickas ut i samband med utvärderingen.

Kommunikationen kan vara olika för konsult och kund och kan även anpassas för olika utvärderingstyper.

Här kan ni exempelvis beskriva:

• varför ni genomför utvärderingen
• vad feedbacken ska användas till
• vad mottagaren förväntas göra
• eventuell information om konfidentialitet eller återkoppling

Steg 2: Lägg till konsult och skapa uppdrag

När ni har förberett era formulär och utvärderingstyper är nästa steg att lägga till konsulten och skapa uppdraget. Gå till Consultants och klicka på Add consultant.

Fyll i konsultens Förnamn, Efternamn, E-postadress, Telefonnummer (om relevant) samt språk

När konsulten är skapad kan ni lägga till ett nytt uppdrag genom att klicka på Add assignment.

2.1. Fyll i uppdragsinformation

Ange bland annat:

• Start Date – när uppdraget börjar
• End Date – om uppdraget har ett slutdatum
• Role – konsultens roll
• Client company – kundföretaget
• Assignment Description – eventuell beskrivning av uppdraget

Om uppdraget har ett slutdatum kan ni aktivera End Date och ange datumet.

Steg 3: Lägg till kundens kontaktpersoner

När uppdraget är skapat lägger ni till de personer hos kunden som ska delta i utvärderingen.

I steget Client Contacts kan ni lägga till en eller flera kontaktpersoner.

För varje kontakt anger ni, Förnamn, Efternamn, E-postadress, Telefonnummer, om relevant, Roll samt Språk.

Ni kan även ange om personen är Manager.

Om konsulten själv ska ange kontaktpersonens uppgifter kan alternativet The consultant provides client contact details användas.

Steg 4: Schemalägg utvärderingarna

I det sista steget, Schedule evaluations, väljer ni vilka utvärderingar som ska skickas och när.

• Initial: Den första utvärderingen, exempelvis en onboarding-uppföljning efter att konsulten har börjat sitt uppdrag.

• Intermediate En eller flera uppföljningar under pågående uppdrag. Ni kan ange datum för den första utvärderingen och ett interval between evaluations, exempelvis var tredje månad.

• Final: En avslutande utvärdering, exempelvis efter att konsultens uppdrag har avslutats.

För varje utvärdering väljer ni vilket formulär som ska användas och anger datum för utskick.

När alla utvärderingar är konfigurerade visas längst ner hur många utvärderingar som kommer att schemaläggas.

Klicka på Save för att skapa uppdraget och schemalägga utvärderingarna.

Steg 5: Följ upp och hantera utvärderingar

På konsultens profil får du en översikt över pågående uppdrag och schemalagda utvärderingar.

Under varje uppdrag ser du vilka utvärderingar som är planerade, exempelvis Initial, Intermediate och Final, samt vilket frågeformulär som är kopplat till respektive utvärdering och när den är planerad att skickas.Du kan även hantera varje utvärdering individuellt.

Genom menyn för respektive utvärdering kan du exempelvis justera eller skicka utvärderingen manuellt om behov uppstår.Det gör att ni kan kombinera ett automatiserat upplägg med möjligheten att göra manuella justeringar när situationen kräver det.

Rekommenderat upplägg

Om ni är nya på Konsult- och uppdragsutvärdering rekommenderar vi att börja enkelt:

Börja med ett fåtal utvärderingar och lägg sedan till fler när ni har fått erfarenhet av vilka frågor och tidpunkter som ger mest värde.

Vill ni följa upp särskilda KPI:er?

Om ni vill använda utvärderingarna för statistik och uppföljning kan det vara bra att planera detta redan innan ni skapar era formulär.

Om ni behöver stöd i att identifiera vilka parametrar och KPI:er ni bör samla in för att få relevant statistik, kontakta er Customer Success Manager. Tillsammans kan ni anpassa upplägget efter era mål och behov.