Hur fungerar integrationen mellan Refapp och Visma Recruit?

Här kan du ta del av hur du går tillväga för att använda Refapp via Visma Recruit.

Integrationen mellan Visma Recruit och Refapp fungerar på två olika sätt, beroende på hur din organisations Rekryteringsprocess är uppsatt i Visma.

I denna artikel kommer vi först beskriva båda uppsättningarna, där vi först går igenom de integrationsinställnignarna som möjliggör för automatiskt referenstagning, i denna artikel Version 2.0, och därefter beskriva den äldre versionen av processen, kallad Basic 1.0.

Integration i version 2.0

Börja med att skapa upp ett nytt ärende i Visma. För att kunna nyttja integrationen som möjliggör automatisk referenstagning är det viktigt att rekryteringsprocessen för ditt ärende inkluderar Ärendeinställningar. Om du är osäker på ifall er rekryteringsprocess innehåller Ärendeinställningar, ta kontakt med er ansvarig för Visma Recruit.

När ärendet är skapat går du till ärendeöversikten och väljer Ärendeinställningar. Här finns val för Refapp-automatisering

Vilka val du har här beror lite på vilka inställningar och frågemallar du skapat upp i Refapp. Välj vilka frågemallar ärendet ska ha och på vilka språk. Ställ sedan in om du vill ha ett automatiskt flöde, hur många referenser du ska begära in från kandidaten samt hur referenserna ska kontaktas när kandidaten skickat in deras kontaktuppgifter. 

Skärmavbild 2022-10-06 kl. 10.17.36

För att starta en referenstagning går du till ansökningar. Markera kandidaten, klicka på Byt status och välj Till referenstagning med Refapp.

Skärmavbild 2022-10-06 kl. 10.19.51

Det kommer då upp en ruta där du kan bekräfta referenstagningen genom att klicka på Lägg till. Statusen på kandidaten ändras då till Referens i listvyn och ett projekt har automatiskt skapats.

Inne på kandidaten har det nu kommit upp ett fält för Refapp där du kan följa referenstagningen och komma åt en direkt länk till kandidaten inuti Refapp. Har du automationen påslagen så har det automatiskt skickats ut mail och/eller sms till kandidaten för att begära in dess referenser.

Skärmavbild 2022-10-06 kl. 10.21.36

Sedan sker resten av processen automatiskt och när alla referenserna är markerade som klara uppdateras detta inuti Visma. Här har du även en länk till den färdiga referensrapporten.

Integration i version Basic 1.0

Börja i ditt ärende i Visma. Markera den kandidat du vill ta referenser på, klicka på Byt status och välj Till referenstagning med Refapp. Det kommer då upp en ruta där du kan bekräfta referenstagningen genom att klicka på Lägg till.

Skärmavbild 2022-10-06 kl. 10.28.43

Statusen på kandidaten ändras då till Referens i listvyn och ett projekt har automatiskt skapats upp i Refapp. Klickar vi sedan på kandiaten har det dykt upp ett fält för Refapp där man kan följa referenstagningen och där finns även en direkt länk till kandidaten i Refapp. 

Skärmavbild 2022-10-06 kl. 10.29.41

Gå vi då in i Refapp ser vi att projektet har dykt upp och att kandidaten ligger tillgänglig för referenstagning. Vi behöver då ställa in de sista inställningarna för projektet för att sedan kunna skicka ut referensbegäran till kandidaten. Du gör detta genom att klicka på inställningar.

Skärmavbild 2022-08-25 kl. 14.22.07

Skärmavbild 2022-08-25 kl. 14.28.18

Här väljer du vilket frågeprojekt projektet ska ha, hur vi ska kommunicera med kandidater och referenser. När du är klar klickar du på spara. 

Skärmavbild 2022-10-06 kl. 11.14.41

När inställningarna för projektet är klara, klickar vi på knappen för att begära in referenser från kandidaten. 

Skärmavbild 2022-08-25 kl. 14.39.55

Sedan sker resten av processen automatiskt och när alla referenserna är markerade som klara uppdateras detta inuti Visma. Här har du även en länk till den färdiga referensrapporten.

Namnlös design (5)