Om du ønsker å kunne gjøre endringer i prosjektet som er opprettet fra et ATS-system i Refapp før du sender ut forespørsel om referanser til en kandidat, kan du bruke funksjonen "sett på vent".
Ved enkelte referansesjekker kan det være nødvendig å justere spørreskjemaet eller legge til tilleggsinformasjon til kandidater og referanser før forespørsel om referanser sendes ut til kandidaten. En enkel måte å gjøre dette på er å bruke funksjonen "sett på vent", til å lage midlertidige prosjekter. Det betyr at prosjektet opprettes som vanlig fra ditt ATS og at kandidaten(e) legges til i prosjektet, men at forespørselen om referanser ikke sendes ut selv om du har skrudd på automatikk i innstillingene. Du kan deretter gå inn i prosjektinnstillingene i Refapp, gjøre de endringene du ønsker og starte prosjektet fra en knapp i prosjektvisningen. Når prosjektet er startet fungerer alt som normalt. Hvis du legger til flere kandidater i prosjektet fra ditt ATS, vil forespørsel om referanser automatisk sendes ut hvis du har valgt denne innstillingen.
Det er noen forskjellige måter å implementere dette i din organisasjon avhengig av hvordan du ønsker å jobbe og hvilket ATS-system du bruker. Vi har en egen artikkel som beskriver dette her. Hvis du trenger hjelp i prosessen med å finne den løsningen som egner seg best for deg og din bedrift kan du kontakte din Customer Success Manager.
Hvordan det fungerer
Start med å sette innstillingene for Refapp i ditt ATS-system. Hvis organisasjonen din jobber med prosjektmaler, velg den aktuelle malen som er klargjort med funksjonen "sett på vent". Ellers gjør du dine vanlige innstillinger.
Velg kandidaten du ønsker å ta referansesjekk av. Prosjektet vil bli opprettet automatisk i Refapp, og kandidaten(e) vil bli lagt til i prosjektet, men prosjektet vil bli satt på vent. Når kandidaten(e) er lagt til vil du motta en e-post som informerer deg om at prosjektet ditt er klart til bruk og at du må gå inn i Refapp for å gjøre de siste justeringene. Trykker du på Fullfør prosjektinnstillingene kommer du direkte til prosjektet i Refapp.
I prosjektet vil du se et symbol som forteller deg at prosjektet er satt på vent. Trykk på Innstillinger for å gjøre ønskede justeringer.
Her kan du endre til et spørreskjema som du har forberedt eller redigere spørsmål i spørreskjemaet du valgte i ditt ATS. Du kan også legge til tilleggsinformasjon om den spesifikke jobben til kandidaten og referansen om du ønsker det. Hvis du vil at alle fremtidige kandidater som du flytter fra ditt ATS-system automatisk skal få forespørsel om referanser tilsendt, sørg for å sette Refapp automatikk på.
Når du trykker Lagre kommer du tilbake til prosjektsiden og kan trykke på Start for å starte referansesjekken og kontakte kandidaten(e).
Dersom ditt prosjekt har Refapp automatikk aktivert, vil det dukke opp en boks med informasjon om at forespørsel om referanser sendes ut til alle kandidater. Trykk Send for å sende ut forespørselen.
Status på prosjektet vil da ikke lengre være "på vent", og alle fremtidige kandidater som du flytter fra ditt ATS-system vil automatisk få tilsendt forespørsel om å oppgi referanser når de legges til i prosjektet.