Hva er en telefonkontakt i Refapp?

I Refapp er det nå mulig å invitere en rekrutteringsansvarlig som telefonkontakt. En telefonkontakt vil administrere referansesamtaler over telefon.

I denne artikkelen vil vi veilede deg gjennom prosessen med å invitere en telefonkontakt til et prosjekt, og hva som skjer når en referanse booker en telefonsamtale. 

Dersom du er registrert som telefonkontakt i Refapp og ønsker å lese mer om hvordan du går frem når en referanse ønsker en telefonsamtale, se vår artikkel Telefonkontakt - hva gjør jeg når en referanse ønsker å booke en telefonsamtale. 

Inviter fra brukerlisten

1. For å invitere en telefonkontakt til kontoen din fra brukerlisten må du ha tilgang som administrator, administrator for underkonto eller utvidede rettigheter i Refapp. 

2. Klikk på inviter og legg inn brukerens e-postadresse og velg telefonkontakt som brukertilgang. 

3. Ferdig. Den nye brukeren mottar ingen varslinger på nåværende tidspunkt, men er tilgjengelig i rullegardinlisten for å bli prosjektets telefonkontakt under kommunikasjon med referanser i prosjektinnstillinger. 

Inviter fra prosjektinnstillinger 

I prosjektinnstillinger kan alle brukere invitere inn en ny telefonkontakt (krever ingen utvidede rettigheter som ved den generelle invitasjonsfunksjonen). Inviterte brukere vil få underkontotilgang  av den som inviterer. Her er trinnene du må følge når du inviterer en ny telefonkontakt fra prosjektinnstillinger. 

1. Start med å opprette et prosjekt. 

2. Når du setter opp kommunikasjonen med referansene, vil du se muligheten for å invitere en telefonkontakt gjennom en rullegardinliste (som vist på bildet under). 

3. Alle prosjektmedlemmer (unntatt en telefonkontakt) kan spesifisere telefonkontakt når det opprettes prosjekt eller senere via innstillingene. 

4. Første gang en bruker med rollen telefonkontakt blir tildelt et prosjekt, vil de motta en e-post med informasjon om oppdraget og en link til en dedikert supportartikkel. Denne e-posten sendes kun én gang til hver bruker. 

Når en referanse ønsker å booke en telefonsamtale

Fra referansens side er det ikke skjedd endringer. 

Referansen må foreslå minimun tre forslag til tider. Når referansen trykker send mottar telefonkontakten en e-post som tidligere, der de velger en av de foreslåtte tidene og mottar en kalenderinvitasjon. Bildet viser e-posten referansen mottar og bekrefter avtalt tid. 

Når det er tid for samtalen kan telefonkontakten gå inn i spørreskjema via link i påminnelsen vedkommende får 15 minutter innen samtalen, eller via link i kalenderinvitasjonen.  Telefonkontakten åpner lenken, ringer referansen ved å bruke telefonnummeret som er oppført og fyller ut svarene i spørreskjemaet. Etter å ha klikket Lagre, ser brukeren i kalenderen at referansesamtalen er fullført. De kan klikke på avtalen i kalenderen for å få tilgang til, og endre svarene.