Hvordan bruke Refapp i Webcruiter? (med manuelle innstillinger)

Sett innstillingene for den digitale referansesjekken

Før du kan starte en digital referansesjekk med Refapp fra Webcruiter må du sette hvordan referansesjekken skal utføres. Klikk på oppsett når du er inne i et rekrutteringsprosjekt. Under Digital referansesjekk finner du Refapp. Trykk +Legg til. 

Hvilke valg du får avhenger av hvilke innstillinger din organisasjon har på sin Refapp konto. 

Du kan blant annet velge: 

• Foretrukket språk
• Hvilket spørreskjema du vil benytte og på hvilke språk en referanse skal kunne svare på.
• Om du vil at kandidaten skal beskrive relasjonen til referansen, som deretter verifiseres/endres av referansen
• Om du vil sende mail og/eller sms til kandidaten
• Hvor mange referanser du vil at kandidaten skal oppgi
• Om det skal sendes mail og/eller sms automatisk og direkte til referanser når kandidaten legger dem til.

Husk å lagre

Hvordan starte en digital referansesjekk

Gå til søkerlisten og marker den eller de kandidatene du ønsker å innhente referanser på. Gå deretter til Velg aktivitet og Be om referanser i menyen som kommer frem.

Du får en pop-up der du bekrefter at du vil starte en referansesjekk på kandidatene du har huket av for. Trykk send og en e-post og SMS med forespørsel om referanser vil bli sendt automatisk og direkte til kandidatene. 

Nå vil mye gå av seg selv frem til du får mail om at en rapport er klar. Du får en status på kandidaten som indikerer at referansesjekken er i gang. 

Hvis en referanse ønsker en telefonsamtale

Ca 8% av referansene ønsker å gjennomføre referansesjekken over telefon.

Hvis en referanse ønsker en telefonsamtale blir de bedt om å foreslå minimum tre tider som passer for dem til å gjennomføre telefonsamtalen. Refapp vil varsle deg på e-post om dette. Du kan enkelt bekrefte den tiden som passer og sende en kalenderinvitasjon til både deg og referansen, på valgt tidspunkt.

Vi anbefaler at du registrerer svarene fra referansen i Refapp. For å gjøre dette kan du klikke på kalenderinvitasjonen. Nederst i invitasjonen vil du finne link til spørreskjemaet som tilknyttet referansen. 

Du kommer inn i spørreskjemaet og vi anbefaler at du skriver inn svarene til referansen her mens dere snakker over telefon. Svaret fra referansen lagres sikkert i systemet, og kommer med i rapporten sammen med svarene fra referanser som har levert besvarelsen digitalt. Når dere har vært gjennom alle spørsmålene kan du trykke lagre nederst. 

Når en rapport er klar

Du vil holdes oppdatert via e-post om viktige hendelser, for eksempel når en rapport på en kandidat er klar. Statusen endres også til fullført på kandidaten i Webcruiter.

For å lese rapporten kan du klikke deg inn på kandidaten, deretter Digitale referanser, utvide internt arbeidsområde og klikke på Refapp referanserapport under Vis rapport. Du kan også gå via statusmeldingen i søkerlisten. 

Her kan du lese og sammenligne svarene fra referansene.